Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Suu- ja Leukakirurgiyhdistys ry.

Yhdistyksen kotipaikka: Helsinki

Osoite: c/o Tanja Ketola-Kinnula, Ristiniementie 19D11, 02320 Espoo
Puhelin: +358 50 5527814
Sähköposti: tanja.ketolakinnula (at ) gmail.com (koti) tanja.ketola-kinnula ( at )terveystalo.com (työ)
Yhteyshenkilö: Tanja Ketola-Kinnula

2. Rekisterin käsittelijä ja yhteyshenkilöt

Rekisterin käsittelijänä toimii tilitoimisto Accountor Olari Oy (0671740-8)
Palvelupäällikkö Johanna Peltola +358 40 836 12 22 johanna.peltola@accountor.fi

3. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen ja sen hallituksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, yhdistyksen koulutustilaisuuksissa luennoitsijoina toimineiden asiantuntijoiden sekä mahdollisten näytteilleasettajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen ylläpito ja hallinta jäsenyyden aikana ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimusten täytäntöönpanoon.

Rekisteröityjen koulutustaustaa koskevan tiedon käsittelyperuste on Yhdistyksen toimintaan keskeisesti liittyvä ja liittymisen edellytys. Se ilmoitetaan hakemuksessa, jonka voidaan katsoa olevan rekisteröidyn suostumus.

Rekisteröidyn terveystietoja ei kerätä, eikä käsitellä.

Lasten henkilötietoja ei kerätä, eikä käsitellä.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Esim. jäsenmaksuvelvoite perustuu syntymäaikaan/ ikään.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Tiedot ilmoitetaan hakulomakkeella, jolla yhdistyksen varsinaista jäsenyyttä tai sen ulkojäsenyyttä Rekisteröity itse kirjallisella liittymisanomuksellaan hakee tai Yhdistyksen kotisivulla olevalla sähköisellä lomakkeella, joka lähetettäessä saapuu suojattuna hallituksen käytössä olevaan sähköpostiin info ( at ) suujaleukakirurgiyhdistys.fi. Näitä tietoja ovat:

– Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
– Rekisteröidyn syntymäaika
– Rekisteröidyn kotiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
– Rekisteröidyn työpaikka
– Rekisteröidyn sähköpostiosoite

– Hallituksen jäseniltä pyydetään myös Rekisteröidyn puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ainoastaan Rekisteröidyltä itseltään.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Suomen Suu- ja leukakirurgiyhdistys ry. ostaa rekisterinkäsittelyn, jäsenten laskutuksen ja kirjanpitopalvelut Accountorin tilitoimistosta Espoo, Olari. Kaikki Rekisteröityjen jäsenmaksuihin ja muuhun Yhdistyksen rahaliikenteeseen liittyvä hoidetaan Accountorista käsin. Accountorin tietosuojaan liittyvät periaatteet ovat nähtävillä Accountorin kotisivuilla. Yhdistyksen ja Accountorin välinen tietojen siirto tapahtuu suojatussa yhteydessä Accounterin Extranetin kautta. https://extranet.accountorgroup.com kirjautuminen vaatii tunnistautumisen.

Jäsenhakemukset käsitellään hallituksen kokouksessa, merkitään pöytäkirjaan ja hyväksytään/ hylätään Yhdistyksen seuraavassa vuosikokouksessa. Hakemukset arkistoidaan sihteerin hallussa olevaan Yhdistyksen sihteerin tai puheenjohtajan hallussa olevaan kansioon. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan tai sihteerin hallussa olevaa kansiota säilytetään huolellisesti.

Henkilötietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja luovutetaan Yhdistyksen yhteistyökumppanina toimivalle tilitoimistolle Accountor Espoo, Olari jäsenmaksujen laskuttamista varten. Muille osapuolille henkilötietoja ei luovuteta.

9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Tanja Ketola-Kinnulan osoitteeseen tanja.ketolakinnula ( at ) gmail.com Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Suu- ja leukakirurgiyhdistys ry.
c/o Tanja Ketola-Kinnula
Ristiniementie 19D11
02320 Espoo

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.12.2019.